Comprendre Carrefour Lobby Québec

Présentation de Carrefour Lobby Québec

L’Espace professionnel

Si vous êtes impliqué dans l’accomplissement ou la déclaration d’activités de lobbyisme, la création de votre Espace professionnel est la première étape incontournable menant à la divulgation d’activités de lobbyisme.

L’Espace professionnel est votre compte personnel, à partir duquel vous pouvez accéder à :

  • votre Profil, où vous pouvez ajouter et modifier vos informations personnelles et de sécurité ainsi que celles relatives à vos fonctions de titulaire de charges publiques actuelles ou anciennes, le cas échéant;
  • un tableau de bord regroupant l’ensemble des Espaces collectifs auxquels vous avez accès ou pour lesquels vous êtes en attente d’un accès;
  • certaines actions liées aux Espaces collectifs, comme la rédaction d’un mandat;
  • des notifications concernant les actions requises de votre part dans Carrefour Lobby Québec.

Les renseignements contenus dans un Espace professionnel ne sont pas publics, sauf les renseignements suivants dans le cas d’un lobbyiste :

Ces renseignements sont rendus accessibles au public dès la publication ou lors de la mise à jour d’un mandat auquel un lobbyiste est rattaché. Ils apparaissent à ce mandat et à sa Fiche lobbyiste.

Attention : Si vous êtes lobbyiste, la création d’un Espace professionnel n’équivaut pas à une inscription au registre des lobbyistes au sens de la Loi : votre inscription se fait par la publication de mandats dans Carrefour Lobby Québec à partir de l’Espace collectif de l’entreprise ou de l’organisation auquel vous serez rattaché.

Créer un Espace professionnel

Vous pouvez posséder un seul Espace professionnel dans Carrefour Lobby Québec.

Pour créer votre Espace professionnel, vous devez :

  1. fournir les renseignements suivants :
    • quelques informations personnelles;
    • vos informations de contact;
    • vos informations de sécurité;
  2. procéder à la validation de votre identité.

Une fois votre identité validée, vous pouvez accéder à votre Espace professionnel et consulter votre Profil, qui contient les renseignements vous concernant, puis devenir membre d’un Espace collectif.

Comment créer et administrer son Espace professionnel

L’Espace collectif

L’Espace collectif est le compte d’une entreprise ou d’une organisation. Il donne accès à l’ensemble des fonctionnalités de rédaction, de publication et de gestion de mandats.

L’Espace collectif contient notamment les informations requises au sujet de l’entreprise ou de l’organisation, de même que les fonctionnalités permettant d’attribuer des rôles aux individus qui en sont membres.

Une fois votre Espace professionnel créé, vous devez rejoindre un Espace collectif et ainsi en devenir membre pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités liées à la divulgation d’activités de lobbyisme et pour être rattaché à des mandats à titre de lobbyiste.

Vous pouvez aussi créer un Espace collectif pour votre entreprise ou organisation si celle-ci n’en possède pas déjà un.

*À noter qu’un lobbyiste-conseil doit rejoindre l’Espace collectif de son entreprise (cabinet-conseil), et non l’Espace collectif de son client, pour divulguer les activités de lobbyisme qu’il exerce pour le compte de ce client.

Une fois que vous êtes admis comme membre d’un Espace collectif, le plus haut dirigeant (PHD) ou un administrateur (ADM) vous attribuera un ou plusieurs rôles selon la nature de vos fonctions et de vos tâches à accomplir.

Rejoindre un Espace collectif

Vous pouvez rejoindre un Espace collectif :

  • en envoyant une demande à votre plus haut dirigeant et à ses administrateurs, à partir de votre Espace professionnel; ou
  • sur invitation du plus haut dirigeant ou d’un administrateur. Cette invitation peut vous parvenir par courriel ou par notification dans votre Espace professionnel.

Les Espaces collectifs dont vous êtes membre sont accessibles à partir de votre Espace professionnel. Ceux pour lesquels vous avez demandé d’être membre et dont vous êtes en attente d’une réponse sont aussi visibles à cet endroit. Ils seront accessibles une fois votre demande acceptée.

Comment rejoindre un Espace collectif

Créer un Espace collectif

Vous pouvez créer un Espace collectif si vous êtes :

  • le plus haut dirigeant (PHD) d’une entreprise ou organisation; ou
  • une personne autorisée par cette entreprise ou organisation.

Une entreprise ou organisation peut posséder un seul Espace collectif. Ainsi, avant de créer un Espace collectif pour une entreprise ou une organisation, nous vous suggérons de vérifier si celle-ci en possède déjà un, en utilisant l’outil de recherche de votre Espace professionnel.

Vous pouvez créer un Espace collectif à partir de votre Espace professionnel. Vous devez fournir certains renseignements concernant l’entreprise ou l’organisation :

  • son identification et son numéro d’entreprise du Québec (NEQ), le cas échéant;
  • son plus haut dirigeant et son administrateur;
  • certaines informations la concernant (nom(s), coordonnées et résumé de ses activités);
  • s’il y a lieu :
    • des précisions sur les membres du regroupement, de l’association ou de la coalition;
    • les adresses de ses autres établissements ou lieux d’affaires;
    • la liste des sites Web ou des comptes corporatifs auxquels elle est associée.

Validation de l’Espace collectif

Lorsque la création de l’Espace collectif est complétée, celui-ci doit être validé par Lobbyisme Québec puis confirmé par le plus haut dirigeant (PHD) de l’entreprise ou l’organisation. Lobbyisme Québec s’engage à procéder dans les délais prévus à son engagement à l’égard des services offerts.

Dans l’attente de ces validations, un membre de l’Espace collectif peut, si ses rôles le lui permettent :

  • inviter ou autoriser d’autres personnes à devenir membres;
  • modifier les renseignements concernant l’Espace collectif;
  • rédiger des brouillons de mandats.

Au moment de la mise en ligne officielle de Carrefour Lobby Québec à l’automne 2022 et une fois que l’Espace collectif aura été validé par Lobbyisme Québec et par le PHD, les fonctionnalités liées à la divulgation d’activités de lobbyisme seront activées.

Jusqu’à la mise en ligne officielle de Carrefour Lobby Québec, à l’automne 2022, le PHD ou son représentant dûment autorisé doivent continuer de déclarer les activités de lobbyisme dans l’actuel registre des lobbyistes.

Comment créer et administrer un Espace collectif

Rédiger et publier un mandat de lobbyisme

(Les fonctionnalités de rédaction et de publication des mandats seront opérationnelles dans Carrefour Lobby Québec à compter d’octobre 2022, une fois le registre actuel fermé.)

Une fois que vous avez créé votre Espace professionnel et rejoint un Espace collectif, vous pouvez amorcer la rédaction de mandats d’activités de lobbyisme.

Tous les membres d’un Espace collectif détiennent de facto le rôle de rédacteur-lecteur (REL). Cela permet à tous de contribuer à la rédaction de projets de mandats d’activités de lobbyisme.

La publication de ces mandats et l’attestation de véracité des renseignements qu’ils contiennent est toutefois réservée :

  • aux plus hauts dirigeants (PHD) ou leurs représentants, pour les mandats de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation;
  • aux lobbyistes-conseils (LOC) ou leurs représentants, pour les mandats de lobbyisme-conseil.

Rédiger un mandat

Si vous êtes lobbyiste d’entreprise ou d’organisation, vos mandats doivent être rédigés et publiés à partir de l’Espace collectif de l’entreprise ou l’organisation pour le compte de laquelle vos activités de lobbyisme sont exercées.

Si vous êtes lobbyiste-conseil, vos mandats doivent être rédigés et publiés à partir de l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation, par exemple votre cabinet ou votre entreprise-conseil personnelle, et non à partir de l’Espace collectif de votre client. C’est au cours de la rédaction du mandat que vous pourrez ajouter l’information relative aux clients pour lesquels vous effectuez des activités de lobbyisme.

Rattacher des lobbyistes au mandat

Un lobbyiste doit être rattaché aux mandats pour lesquels il exerce des activités de lobbyisme.

Plusieurs lobbyistes d’entreprise ou d’organisation membres d’un même Espace collectif, lorsqu’ils sont actifs dans un même mandat, peuvent être rattachés à celui-ci. Cette option favorise une présentation optimale de l’information et réduit les doublons.

Publier un mandat

Une fois l’ensemble des champs requis remplis lors de la rédaction d’un mandat, le plus haut dirigeant (PHD) de l’entreprise ou de l’organisation (ou son représentant) ou le lobbyiste-conseil (LOC, ou son représentant), selon le cas, doit attester de la véracité des renseignements qu’il contient.

Cette même personne peut ensuite procéder à la publication du mandat. Celle-ci s’effectue instantanément, sans validation préalable par Lobbyisme Québec, sauf exception.

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