Conformément à l’engagement pris par le Commissaire dans sa procédure, Lobbyisme Québec rend publics les commentaires reçus du 11 mai au 25 juin 2021 concernant le projet de modalités du futur registre des lobbyistes.
Au cours de ces 45 jours, 18 personnes ont consulté le formulaire de commentaires. De ce nombre, 15 personnes ont formulé des commentaires ou des questions, dont la répartition s’établit comme suit :
Sur ces 15 personnes, quatre ont consenti à la publication de leurs commentaires.
SECTION 1 : DÉFINITIONS
Madame Marilie Beaulieu-Gravel, lobbyiste d’organisation, Association des lobbyistes du Québec (AQL) :
« 1.15. Il s’agit d’une nouvelle définition introduite et qui ne parait pas à la loi. On peut donc s’interroger sur l’utilisation de ce concept. »
Monsieur Sébastien Trottier, lobbyiste d’organisation, Alliance des cabinets de relations publiques du Québec :
« Nous constatons en 1.15 l’introduction d’une nouvelle définition qui n’apparaissait pas dans l’ancien registre. Nous nous interrogeons sur l’utilisation qui sera faite de ce concept. Si cela est susceptible de générer une quelconque confusion, nous recommandons d’oublier ce concept. »
SECTION 2 : [PLATEFORME]
Madame Marilie Beaulieu-Gravel, lobbyiste d’organisation, Association des lobbyistes du Québec (AQL) :
« L’espace entreprise nous semble positif pour ne pas retrouver deux mandats différents pour un même projet et cela permet d’avoir, en un coup d’œil l’ensemble des activités. »
« La publication des mandats sans contrôle préalable est positif pour permettre d’éviter des délais pour permettre qu’un mandat soit publié au-delà des délais prescrits par la loi en raison des multiples demandes de corrections possibles par le personnel du registre. »
Monsieur Sébastien Trottier, lobbyiste d’organisation, Alliance des cabinets de relations publiques du Québec :
« L’espace d’entreprise ou d’organisation (2.3) représente une belle initiative que nous accueillons favorablement et qui saura plaire aux lobbyistes. »
SECTION 3 : CRÉATION D’UN ESPACE PROFESSIONNEL
Madame Marilie Beaulieu-Gravel, lobbyiste d’organisation, Association des lobbyistes du Québec (AQL) :
« La création d’un espace professionnel nous semble positive. »
Monsieur Sébastien Trottier, lobbyiste d’organisation, Alliance des cabinets de relations publiques du Québec :
« Ce ne sont que des éléments positifs. »
SECTION 4 : CRÉATION D’UN ESPACE COLLECTIF
Madame Marilie Beaulieu-Gravel, lobbyiste d’organisation, Association des lobbyistes du Québec (AQL) :
« Dans une éventuelle modification de la loi, il serait approprié de revoir le rôle central du plus haut dirigeant dans la déclaration, car ce dernier est parfois difficile d’accès au sein d’une organisation. Considérant le niveau hiérarchique, il peut être moins au courant des activités courantes. »
« 4.5 – Cela permet de s’assurer de reconnaître l’organisation, mais il serait bien de pouvoir modifier le nom pour permettre que celui-ci soit celui reconnu publiquement. »
SECTION 5 : REJOINDRE UN OU PLUSIEURS ESPACES COLLECTIFS
Madame Marilie Beaulieu-Gravel, lobbyiste d’organisation, Association des lobbyistes du Québec (AQL) :
« S’assurer que le RDA puisse provenir de l’extérieur de l’organisation et que tout soit visible dans un seul espace avec un seul identifiant. »
Monsieur Sébastien Trottier, lobbyiste d’organisation, Alliance des cabinets de relations publiques du Québec :
« Il serait important qu’un représentant dûment autorisé (RDA) provenant de l’extérieur de l’organisation ou d’une entreprise puisse aussi avoir accès aux informations disponibles dans les espaces collectifs. »
SECTION 6 : RÉDACTION ET PUBLICATION D’UN MANDAT
Madame Maryse Riel, lobbyiste d’organisation, Fonds de solidarité FTQ :
« Les rôles de représentant dûment autorisé et de responsable administratif seront-ils toujours valides? Je comprends que je pourrai me joindre à plusieurs espaces collaboratifs, mais serais-je la personne qui pourra les créer avant de les rejoindre?
Madame Marilie Beaulieu-Gravel, lobbyiste d’organisation, Association des lobbyistes du Québec (AQL) :
6.3 Le RDA doit toujours pouvoir publier au nom du plus haut dirigeant les déclarations.
« 6.4 Celle nouvelle modalité risque de s’accompagner d’un énorme fardeau supplémentaire pour les grandes organisations. En ce sens, et pour éviter que des lobbyistes qui sont soumis à des contraintes prévues à la loi ne puissent être associés à des actions de lobby qu’ils ne peuvent effectuer, l’AQL propose qu’il soit possible d’exclure certains lobbyistes de certains mandats plutôt que de rattacher chaque lobbyiste d’entreprise ou d’organisation à chaque mandat. »
Monsieur Sébastien Trottier, lobbyiste d’organisation, Alliance des cabinets de relations publiques du Québec :
« En 6.3, il est également important que le RDA puisse aussi soumettre des nouveaux mandats, comme c’est le cas présentement. »
« En 6.4.1, cette introduction est susceptible de complexifier la tâche des grandes organisations et entreprises qui ont plusieurs lobbyistes qui les représentent sur différents mandats. Cela dit, nous reconnaissons l’intérêt d’exclure de certains mandats des lobbyistes d’entreprise ou d’organisation qui ne peuvent y contribuer considérant la période de carence qu’ils doivent respecter après avoir quitté leur fonction de TCP. Par conséquent, nous proposons d’oublier l’idée d’associer chacun des lobbyistes à chacun des mandats et de plutôt gérer l’exception en permettant d’indiquer les lobbyistes qui ne contribuent pas à certains mandats. »
SECTION 7 : SUIVI DES REPRÉSENTATIONS
Madame Marilie Beaulieu-Gravel, lobbyiste d’organisation, Association des lobbyistes du Québec (AQL) :
« 7.1 Ce point porte à confusion à deux niveaux: celui qui remplit le formulaire peut ne pas être conscient du caractère volontaire de la chose et celui qui le consulte voit un portrait diffus des activités de lobby, voire même donne l’illusion d’un manque de transparence. De plus, cette modalité n’est nullement adaptée à des mandats qui impliquent de multiples interactions à une même instance. Pour toutes ces raisons, l’AQL suggère de retirer complètement la section 7. »
Monsieur Sébastien Trottier, lobbyiste d’organisation, Alliance des cabinets de relations publiques du Québec :
« Pour éviter toute confusion et ambiguïté quant à l’information disponible et l’information à déclarer de par l’aspect volontaire de la chose, nous recommandons d’oublier l’ensemble de la section 7. Ce retrait serait d’autant plus justifié qu’il n’est pas adapté à des mandats qui impliquent une interaction régulière avec les TCP. »
SECTION 8 : RENOUVELLEMENT
Madame Maryse Riel, lobbyiste d’organisation, du Fonds de solidarité FTQ :
« Aurons-nous la possibilité de recevoir par courriel des avis de renouvellement de mandats avant que ceux-ci disparaissent de la plateforme…? »
SECTION 9 : MODALITÉS DE TRANSITION
Madame Marilie Beaulieu-Gravel, lobbyiste d’organisation, Association des lobbyistes du Québec (AQL) :
« Bien que l’AQL comprend la complexité de transfert entre les deux plateformes et que les lobbyistes devront assurer leur propre inscription, la période de 60 jours semble courte pour les organisations ayant plusieurs mandats et lobbyistes. Par conséquent, l’AQL propose d’envisager un prolongement de la période de 60 jours prévue pour la transition. »
Monsieur Sébastien Trottier, lobbyiste d’organisation, Alliance des cabinets de relations publiques du Québec :
Considérant la lourdeur qu’un tel exercice peut représenter pour de grandes organisations ou entreprises ayant plusieurs mandats actifs, nous proposons de prolonger le délai de 60 à 90 jours pour que l’ensemble des informations soient rendues disponibles dans la nouvelle plateforme.
COMMENTAIRES GÉNÉRAUX
Monsieur Ghislain Carré, citoyen, a formulé un commentaire général :
« Nonobstant ce qui est énoncé précédemment, qui n’est que de la formalité administrative et bureaucratique, le Commissaire au lobbyisme est une simulacre de » chien de garde » sans véritable pouvoir d’intervention sur les activités de lobbying qui se passent la plupart du temps en dehors de son champs de vision ou de supervision. Le Commissaire au lobbying n’a pas les ressources nécessaires et les outils pour être véritablement efficace et exercer son rôle de surveillance et de contrôle des activités des lobbyistes. Désolé mais c’est ce que je pense. »
Aux fins du présent document, les définitions…
1.1 [Plateforme] : Plateforme Web de gestion et de divulgation des activités de lobbyisme mettant en œuvre le registre des lobbyistes au sens de la Loi et qui regroupe l’ensemble des espaces collectifs et des espaces professionnels.
NOTE : Le terme « Plateforme » sera remplacé par la désignation de la nouvelle plateforme au moment de la publication des présentes modalités à la Gazette officielle du Québec.
1.2 Ancien registre : Ancienne plateforme du registre des lobbyistes qui était hébergée au www.lobby.gouv.qc.ca.
1.3 Brouillon : Projet de mandat ou de mise à jour qui n’a pas encore fait l’objet d’une publication.
1.4 Déclaration: La déclaration d’un lobbyiste à une date précise, au sens des articles 9 et 10 de la Loi, est constituée des renseignements publiés à cette date dans l’ensemble des mandats auxquels il est rattaché et dont la période n’est pas échue.
1.5 Entreprise ou organisation : Une entreprise ou un groupement au sens de la Loi, incluant, de manière non limitative, une personne morale, une société, une entreprise individuelle et une organisation, dont un regroupement, une association et une coalition.
1.6 Espace collectif: Compte non public d’une entreprise ou organisation créé à [Plateforme].
1.7 Espace professionnel: Compte non public créé à [Plateforme] pour tout individu impliqué dans l’accomplissement ou la divulgation d’activités de lobbyisme, ou dans la gestion d’un espace collectif.
1.8 Fiche d’entreprise ou d’organisation: Fiche publique d’une entreprise ou organisation générée à partir des renseignements la concernant divulgués dans les mandats publiés à partir de son espace collectif.
1.9 Fiche lobbyiste: Fiche publique d’un lobbyiste qui possède un espace professionnel, générée à partir des renseignements le concernant divulgués dans les mandats auxquels il est rattaché.
1.10 Mandat: Fiche publique concernant les activités de lobbyisme divulguées pour un ou plusieurs lobbyistes qui contient notamment les renseignements exigés par les articles 9 ou 10 de la Loi, selon le cas, incluant toute mise à jour.
1.11 Mise à jour: Toute modification apportée au contenu d’un mandat, constituant un avis de modification au sens de l’article 15 de la Loi.
1.12 Loi: Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011).
1.13 Période: La période couverte par les activités de lobbyisme exercées par un lobbyiste rattaché à un mandat conformément au paragraphe 7° de l’article 9 ou au paragraphe 8° de l’article 10 de la Loi, selon le cas.
1.14 Rôle: Droits et privilèges d’un individu lorsque son espace professionnel a rejoint un espace collectif.
1.15 Titulaire d’une charge publique désignée: Titulaires qui occupent les plus hautes charges publiques au sein des institutions parlementaires, gouvernementales et municipales, incluant, de manière non limitative, celles énumérées au deuxième alinéa des articles 28 et 29 de la Loi.
FOIRE AUX QUESTIONS
Q : Concrètement, à quoi servent l’Espace professionnel et l’Espace collectif et qui peut y avoir accès?
R : Ces deux Espaces sont complémentaires et absolument nécessaires pour toute publication éventuelle dans l’Espace public (dédié à la consultation des mandats) concrétisant ainsi la transparence des activités de lobbyisme prévue par la Loi :
Cet Espace professionnel contient notamment des informations requises au sujet de l’utilisateur, un espace de travail de type tableau de bord regroupant l’ensemble des espaces collectifs auxquels il est rattaché, des mandats qui le concernent, soit pour leur rédaction ou leur gestion. On y retrouve aussi des fonctionnalités de suivi des mandats, des outils de travail comme un carnet d’adresses, une boîte de notifications dédiée à la réception de messages et actions requises pour assurer la conformité des mandats ainsi que l’accès aux abonnements.
Une fois son Espace professionnel créé, l’utilisateur doit créer ou rejoindre un Espace collectif. Si l’Espace collectif existe déjà, il doit être invité ou autorisé à s’y joindre pour pouvoir y avoir accès. Rejoindre un Espace collectif est nécessaire à la rédaction, à la publication et à la gestion de mandats, mais aussi à la réalisation de certaines tâches de nature administrative pour une entreprise ou une organisation.
À noter : Comme l’Espace professionnel et l’Espace collectif sont des comptes uniques non publics, même le CLQ n’y a pas accès, à moins d’y être expressément autorisé. La divulgation des activités de lobbyisme est transparente, visible dans la plateforme, seulement lorsqu’il y a publication dans l’Espace public par les personnes autorisées.
Pour tout savoir sur l’interaction entre les Espaces de la plateforme menant à la publication des mandats, .
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Q: Pourquoi une entreprise ou une organisation ne peut avoir qu’un seul Espace collectif ?
R : Cela permet d’éviter la création de doublons dans la plateforme et facilite la validation de l’identité unique d’une entreprise ou organisation dans la plateforme. Cela permet également de lier et recouper des informations provenant des mandats ou des lobbyistes qui sont rattachés à cet Espace collectif, à des fins d’analyse et de statistiques.
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Q: Pourquoi parle-t-on de mise à jour plutôt que d’avis de modification, comme le prévoit la Loi?
R : Adoptée en 2002, la Loi prévoit une déclaration unique comprenant toutes les informations sur les lobbyistes, les entreprises ou organisations qu’ils représentent et les mandats qu’ils publient. Cette façon de faire convenait à un registre en version « papier » ou à une forme simple de registre électronique, mais devient incompatible avec la création d’une nouvelle plateforme fondée sur les toutes dernières technologies. Dans le cadre de la conception de la nouvelle plateforme, l’architecture de l’information est éclatée entre plusieurs sources d’informations qui sont ensuite mises en commun pour former la déclaration d’un lobbyiste. Chaque mandat devient donc une entité propre, permettant une multitude de possibilités, notamment de s’y rattacher (pour un lobbyiste) ou s’y abonner (pour un citoyen ou un titulaire d’une charge publique, par exemple). Ces fonctionnalités, inspirées des technologies les plus modernes, nécessitaient que l’information soit traitée différemment, et que les concepts statiques de la Loi soient adaptés à cette nouvelle réalité. C’est notamment pour ces motifs que la Loi a accordé au Commissaire la capacité d’adopter des modalités pour la tenue du nouveau registre.
Ainsi, même si le terme « avis de modification » est toujours prévu dans la Loi, le Commissaire a jugé bon d’ajuster ce concept, puisque l’avis de modification n’est plus un « formulaire » comme dans l’ancien registre. Il s’agit plutôt d’une fonctionnalité intégrée dans le processus de création des mandats qui permet d’actualiser ses données en temps réel. Ainsi, comme l’indique l’article 1.11 du projet de modalités, une mise à jour signifie « Toute modification apportée au contenu d’un mandat, constituant un avis de modification au sens de l’article 15 de la Loi. »
Mentionnons que le processus de mise à jour sera facilité par la publication en temps réel dans la plateforme, permettant ainsi de se conformer plus efficacement à l’article 15 de la Loi relativement à « tout changement au contenu de la déclaration relative à un lobbyiste, y compris celui résultant de la fin de son engagement et celui résultant de l’exercice de nouvelles activités de lobbyisme » dans un délai maximal de 30 jours.
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Q : Est-ce que toute personne qui détient un Espace professionnel aura une fiche lobbyiste?
R : Non. Seules les personnes qui ont un rôle de lobbyiste dans un Espace collectif et qui sont identifiées comme lobbyiste dans au moins un mandat publié auront une fiche lobbyiste publique.
2.1 Le registre des lobbyistes prévu par la Loi est mis en œuvre par l’entremise de la plateforme Web [Plateforme].
2.2 Toute déclaration ou tout avis prévu à la Loi doit être présenté à [Plateforme] par voie électronique.
2.3 La création d’un espace professionnel et d’un espace collectif, la présentation d’une déclaration ou d’un avis et la consultation de [Plateforme] sont gratuites.
2.4 La déclaration d’un lobbyiste d’entreprise ou d’un lobbyiste d’organisation est présentée, au sens de la Loi, par la publication de mandats à [Plateforme] à partir de l’espace collectif de l’entreprise ou organisation pour laquelle il exerce ses activités de lobbyisme.
La déclaration d’un lobbyiste-conseil pour un client est présentée, au sens de la Loi, par la publication de mandats à [Plateforme] à partir de l’espace collectif de son entreprise.
2.5 Sauf dans le cas où une demande de mesure de confidentialité est soumise ou pour des motifs exceptionnels déterminés par le commissaire au lobbyisme, la publication d’un mandat ou d’une mise à jour à [Plateforme] est immédiate et sans contrôle préalable par le commissaire au lobbyisme.
2.6 Dès la publication d’un mandat ou d’une mise à jour ou dès le renouvellement d’inscription à [Plateforme], la date, l’heure et la minute exactes de sa présentation lui sont attribuées.
Dans un cas prévu à l’article 2.5 lorsqu’un mandat ou une mise à jour est soumis à un contrôle préalable, ce mandat ou cette mise à jour n’est présenté à [Plateforme] qu’au moment de sa publication, mais la date, l’heure et la minute exactes de sa présentation sont réputées être celles de sa soumission.
2.7 Lors de la publication d’un mandat, parmi l’ensemble des renseignements divulgués à [Plateforme], sont rendus publics, par l’entremise de la fiche d’entreprise ou d’organisation, de la fiche lobbyiste et du mandat, seuls les renseignements d’un espace professionnel ou d’un espace collectif exigés aux articles 9 et 10 de la Loi et ceux que le déclarant consent expressément à rendre publics.
2.8 Le commissaire n’a pas accès aux espaces professionnels et aux espaces collectifs, sauf à la demande et avec l’autorisation expresse d’une personne habilitée.
Le commissaire n’a pas non plus accès aux renseignements divulgués dans ces espaces qui n’ont pas été rendus publics, à l’exception des renseignements nécessaires pour l’administration de la plateforme et l’application de la Loi, incluant, de manière non limitative, les rôles ainsi que les informations personnelles et les préférences de notifications contenues au profil professionnel d’un individu.
Le commissaire a accès à la totalité des renseignements contenus dans un mandat ou une mise à jour qui lui est soumis pour contrôle préalable.
2.9 Le commissaire peut rendre disponibles toutes les données publiques diffusées à [Plateforme], sous forme de fichiers de données ouvertes ou autrement.
FOIRE AUX QUESTIONS
Q: Pourquoi un lobbyiste-conseil doit publier ses mandats à partir de l’Espace collectif de son entreprise? Cela apparaît contraire à la Loi qui prévoit que le lobbyiste-conseil est le seul responsable de son inscription?
R : La loi prévoit effectivement que le lobbyiste-conseil est responsable de la publication de ses mandats. Elle prévoit également que ce dernier doit indiquer le nom et l’adresse de son entreprise. La conception de la plateforme prévoit que les informations individuelles sont comprises dans l’Espace professionnel alors que les informations corporatives sont associées à l’Espace collectif. Comme expliqué plus haut, cette dualité est nécessaire afin de bénéficier au maximum des fonctionnalités offertes par les nouvelles technologies. Ce faisant, les informations concernant le lobbyiste proviennent donc de deux sources : son Espace professionnel et l’Espace collectif auquel il est rattaché. Cette façon de faire n’interfère aucunement avec les obligations légales du lobbyiste-conseil.
Le lobbyiste-conseil demeure donc complètement autonome dans la publication de ses mandats. La seule différence est qu’il doit rejoindre l’Espace collectif de son cabinet (entreprise) pour publier ses mandats. Notons qu’en ce qui concerne l’Espace collectif du lobbyiste-conseil, le terme « entreprise » réfère au cabinet-conseil qui l’emploie ou encore sa propre entreprise-conseil, s’il agit à titre de travailleur autonome. Mentionnons que le lobbyiste-conseil ne doit pas rejoindre les espaces collectifs des clients pour lesquels il effectue des activités de lobbyisme. Il devra identifier ces entreprises ou organisations à titre de clients dans le cadre d’un mandat créé à partir de l’Espace collectif de son cabinet (entreprise).
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Q : Quels sont les avantages d’un Espace collectif?
R : L’Espace collectif permet, pour les entreprises, d’avoir une vue d’ensemble de toutes les personnes qui interagissent dans le cadre de la gestion d’activités de lobbyisme. Il permet aussi, par exemple, à un plus haut dirigeant, de déléguer l’ensemble de ses fonctions à des administrateurs ou des représentants, simplifiant d’autant sa gestion. L’Espace collectif permet également de gérer les rôles et les autorisations des différents membres afin d’assurer une gestion optimale. Enfin, il permet de regrouper l’ensemble des informations requises en vertu de la Loi lors de la publication d’un mandat, d’en assurer la cohérence et la mise à jour et de les réutiliser automatiquement sans jamais avoir à les inscrire plus d’une fois.
L’Espace collectif est avantageux pour tous les lobbyistes, les plus hauts dirigeants et toutes les autres personnes autorisées à agir dans le cadre de la divulgation d’activités de lobbyisme. Enfin, l’Espace collectif permet aux lobbyistes de rédiger collectivement un mandat ou de se rattacher à un mandat existant.
Le fait de publier ses mandats à partir d’un Espace collectif assure également une meilleure cohérence et validité de l’information rendue publique dans la plateforme, notamment en évitant les doublons et en permettant le recoupement des informations.
3.1 Un espace professionnel doit être créé à [Plateforme] pour tout individu impliqué dans l’accomplissement ou la divulgation d’activités de lobbyisme ou dans la gestion d’un espace collectif.
La création d’un espace professionnel nécessite de fournir les renseignements requis, dont ceux nécessaires à la vérification de son identité.
3.2 Un individu ne peut avoir qu’un seul espace professionnel à [Plateforme], peu importe son ou ses rôles et le nombre d’espaces collectifs qu’il rejoint.
3.3 Les renseignements contenus dans l’espace professionnel d’un lobbyiste devant être rendus publics selon les exigences de la Loi et ceux que le déclarant consent expressément à rendre publics le sont automatiquement, par le biais d’une fiche lobbyiste, dès la publication d’un premier mandat auquel il est rattaché.
FOIRE AUX QUESTIONS
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Q : Est-ce nécessaire d’avoir accès à l’Espace professionnel d’un PHD ou d’un lobbyiste pour publier un mandat?
R : Non. La rédaction et la publication de mandat est une fonctionnalité rattachée à l’Espace collectif et toutes les informations dont un rédacteur a besoin pour rédiger et publier un mandat, incluant le rattachement d’un ou plusieurs lobbyistes, seront directement importées dans le mandat. Les informations de nature financière ou corporative d’une entreprise seront importées directement de l’Espace collectif alors que les informations reliées aux individus proviendront de leur Espace professionnel. Ce sera le cas notamment des informations relatives aux anciennes charges publiques exercées par un lobbyiste. Celles-ci devront être correctement inscrites dans l’Espace professionnel, mais elles seront automatiquement importées dans le mandat lors du rattachement d’un lobbyiste.
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4.1 Toute entreprise ou organisation doit avoir un espace collectif à [Plateforme] lorsqu’un lobbyiste d’entreprise ou d’organisation exerce des activités de lobbyisme pour son compte.
Toute entreprise d’un lobbyiste-conseil doit avoir un espace collectif à [Plateforme].
4.2 Une entreprise ou organisation ne peut avoir qu’un seul espace collectif à [Plateforme].
4.3 Tout individu expressément autorisé par une entreprise ou organisation peut créer un espace collectif en fournissant les renseignements requis.
4.4 Tout individu doit avoir un espace professionnel pour créer un espace collectif ou le rejoindre conformément à la Section 5.
4.5 Le numéro d’entreprise du Québec attribué par le Registraire des entreprises du Québec, le cas échéant, doit être utilisé aux fins de la création d’un espace collectif.
Si une entreprise ou organisation ne possède pas de numéro d’entreprise du Québec, elle doit fournir tous les renseignements requis.
4.6 La création d’un espace collectif doit être validée par le commissaire et par le plus haut dirigeant de l’entreprise ou organisation afin d’activer les fonctionnalités de soumission et de publication. Dans l’attente de cette validation, un individu peut, si son rôle le permet, autoriser ou inviter d’autres espaces professionnels à rejoindre cet espace collectif, en modifier les renseignements et rédiger des brouillons.
4.7 Les renseignements concernant une entreprise ou organisation exigés aux paragraphes 1° à 6° de l’article 10 de la Loi doivent être complétés dans la section désignée de l’espace collectif pour que les fonctionnalités de soumission et de publication d’un mandat de lobbyiste d’entreprise ou de lobbyiste d’organisation soient activées.
4.8 Les renseignements contenus dans l’espace collectif d’une entreprise ou organisation devant être rendus publics selon les exigences de la Loi et ceux que le déclarant consent expressément à rendre publics le sont automatiquement, par le biais d’une fiche d’entreprise ou d’organisation, dès la publication d’un premier mandat.
FOIRE AUX QUESTION ÉVOLUTIVE
Q : Qui peut créer un Espace collectif?
R : Toute personne qui possède un Espace professionnel et qui est plus haut dirigeant (PHD) ou qui se déclare autorisée par une entreprise ou organisation peut créer un Espace collectif pour cette entreprise ou organisation. Aucun document n’est requis à cette fin. Le PHD et le Commissaire devront ensuite valider la création de cet Espace collectif.
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R : Cela permet d’éviter la création de doublons dans la plateforme et facilite la validation de l’identité unique d’une entreprise ou organisation dans la plateforme.
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Q : Sera-t-il possible de créer un Espace collectif sans NEQ?
R : Oui. Dans le cas d’une entité hors Québec ou n’ayant pas de NEQ, cette dernière se verra attribuer un code unique d’identification généré par la plateforme qui permettra de la distinguer des autres entités.
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Q : Est-ce que la validation de l’Espace collectif par le plus haut dirigeant et le Commissaire ne risque pas d’engendrer de longs délais de publication ?
R : Comme le précise la modalité 4.6, dans l’attente de cette validation, un individu peut, si son rôle le permet, autoriser ou inviter d’autres espaces professionnels à rejoindre cet espace collectif, en modifier les renseignements et rédiger des mandats sous forme de brouillons. Cela dit, la validation sera faite avec diligence dans les meilleurs délais par le Commissaire afin de permettre aux lobbyistes ou à leurs représentants de se conformer aux délais maximaux prévus par la Loi.
Q : Est-ce que le Commissaire proposera une révision du rôle central du plus haut dirigeant dans la déclaration, car ce dernier est souvent difficile d’accès au sein d’une entreprise ou d’une organisation?
R : La loi actuelle laisse peu de marge de manœuvre pour modifier ou alléger la notion de plus haut dirigeant (PHD). C’est pourquoi le Commissaire prévoit des modalités relatives à plusieurs rôles et fonctions visant à alléger le travail du PHD dans la nouvelle plateforme, sans affecter par ailleurs la responsabilité qui lui incombe en vertu de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.
Étant donné que les avis donnés et publiés par le conservateur du registre des lobbyistes cesseront d’avoir effet le 19 décembre 2021, dont le Bulletin 2003-003 portant sur la notion de plus haut dirigeant , le Commissaire pourrait publier un nouvel avis d’interprétation pour préciser la notion de plus haut dirigeant (PHD).
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Q : Est-ce qu’il sera possible pour une entreprise de changer de nom dans la nouvelle plateforme?
R : Oui. Une fois l’Espace collectif de l’entreprise créé avec le NEQ et validé par le Commissaire, le nom de l’entreprise pourra être modifié par les personnes autorisées. Cependant, le NEQ ne pourra pas faire l’objet de modification. Le Commissaire réfléchit actuellement à la possibilité d’ajouter des champs d’informations en lien avec une entreprise ou organisation qui permettraient de rechercher une entreprise ou organisation selon le ou les noms les plus utilisés publiquement par celle-ci ou ceux sous lequels elle est mieux connue.
5.1 Tout individu impliqué dans l’accomplissement ou la divulgation d’activités de lobbyisme, ou dans la gestion de l’espace collectif d’une entreprise ou organisation doit rejoindre cet espace collectif.
Pour la divulgation des activités de lobbyisme exercées pour le compte de son client, le lobbyiste-conseil rejoint l’espace collectif de son entreprise et non pas celui de ce client.
5.2 Tout individu peut rejoindre plusieurs espaces collectifs et y exercer différents rôles.
FOIRE AUX QUESTIONS
Q : Comment pourra-t-on rejoindre un Espace collectif?
R : Pour tout utilisateur, il y a deux façons de rejoindre un Espace collectif :
Une fois admis comme membre de l’Espace collectif, l’utilisateur se voit attribuer, par le plus haut dirigeant ou un administrateur de l’Espace collectif, un ou plusieurs rôles en fonction des tâches qu’il doit accomplir et de la nature des fonctions qu’il exerce.
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Q : Est-ce qu’une personne qui se voit attribuer le rôle de représentant (REP) pour une entreprise ou organisation ou de représentant pour un lobbyiste-conseil (RLC) dans un ou plusieurs Espaces collectifs pourra gérer, rédiger et publier divers mandats à partir de son Espace professionnel?
R : Oui. Il lui suffira de sélectionner l’Espace collectif pertinent à partir de son Espace professionnel. Ainsi, à partir du tableau de bord de son Espace professionnel, il lui sera possible d’avoir accès à l’ensemble des mandats qu’il gère dans les différents Espaces collectifs qu’il a rejoints et d’agir conformément au(x) rôle(s) qu’on lui a confié.
6.1 Le mandat d’un lobbyiste d’entreprise ou d’un lobbyiste d’organisation ou sa mise à jour est rédigé et publié à partir de l’espace collectif de l’entreprise ou organisation pour le compte de laquelle ses activités de lobbyisme sont exercées.
Le mandat d’un lobbyiste-conseil pour le compte d’un client ou sa mise à jour est rédigé et publié à partir de l’espace collectif de l’entreprise de ce lobbyiste.
6.2 Tout individu qui a rejoint un espace collectif peut rédiger un brouillon, peu importe son rôle.
6.3 Seul un plus haut dirigeant peut publier ou soumettre un mandat d’un lobbyiste d’entreprise ou d’un lobbyiste d’organisation ou sa mise à jour.
Seul un lobbyiste-conseil peut publier ou soumettre un mandat d’un lobbyiste-conseil ou sa mise à jour.
6.4 Afin de publier ou de soumettre un mandat ou sa mise à jour, le déclarant fournit tous les renseignements requis par la Loi et :
1° lorsqu’il s’agit d’un mandat de lobbyiste d’entreprise ou d’organisation, il rattache les lobbyistes de son espace collectif qui exercent des activités de lobbyisme dans le cadre de ce mandat;
2° lorsqu’il s’agit d’un mandat de lobbyiste-conseil, il se rattache à ce mandat et peut y rattacher tout autre lobbyiste-conseil de son espace collectif qui exerce des activités de lobbyisme dans le cadre de celui-ci.
6.5 Lors de la publication ou la soumission d’un mandat ou de sa mise à jour, le déclarant doit attester de la véracité des renseignements qui y sont contenus, conformément à l’article 18 de la Loi.
Lorsque plusieurs lobbyistes-conseils sont rattachés à un même mandat, chacun de ceux-ci doit attester de la véracité des renseignements prévus à l’article 9 de la Loi le concernant et contenus à ce mandat avant sa publication ou sa soumission. Dans le cas des mises à jour, un lobbyiste-conseil doit attester de la véracité des renseignements prévus à l’article 9 de la Loi seulement si les renseignements modifiés le concernent.
Les renseignements qui concernent un lobbyiste-conseil au sens du deuxième alinéa sont ceux communs à chacun des lobbyistes rattachés à un même mandat, soit le paragraphe 1° concernant son entreprise, les paragraphes 2° à 6° et le paragraphe 9° de l’article 9, de même que ceux qui lui sont personnels, soit le paragraphe 1° concernant son nom et les paragraphes 7°, 8°, 10° et 11° de ce même article.
6.6 La fin de la période déclarée pour un mandat ne peut excéder un an de la date de sa publication. Elle peut être prolongée par mise à jour à tout moment, sans excéder un an de la publication de cette mise à jour.
Plusieurs périodes non concurrentes peuvent être déclarées pour un même lobbyiste pour un même mandat.
FOIRE AUX QUESTIONS
Q : Est-ce que les fonctions des actuels représentants dûment autorisés (RDA) seront maintenues pour agir au nom des plus hauts dirigeants d’entreprises et d’organisations et des lobbyistes-conseils?
R : Le rôle des RDA dans l’ancien registre a été éclaté en plusieurs fonctions. La nouvelle plateforme permettra donc de gérer plus finement les rôles par le cumul d’autorisations.
Les autorisations attribuées au RDA dans l’ancien registre devront être accordées de nouveau à partir de l’Espace collectif, en fonction des nouvelles définitions de rôles. Elles pourront être attribuées de manière plus fine par le plus haut dirigeant ou le lobbyiste-conseil.
Rappelons que lorsqu’un plus haut dirigeant d’une entreprise ou d’une organisation, ainsi qu’un lobbyiste-conseil, accorde un mandat à une personne pour agir en son nom, il conserve ultimement la responsabilité légale d’assurer la conformité de sa déclaration en vertu de la Loi, autant pour le respect des délais de publication que pour l’exactitude et la véracité des renseignements fournis.
Le processus de création et de publication des mandats prévoit d’ailleurs les attestations requises à cet égard par la loi, adaptées à la nature du mandat publié et en fonction des personnes autorisées à fournir ces attestations.
Rôles attribués par le plus haut dirigeant d’une entreprise ou organisation
Essentiellement, le plus haut dirigeant pourra confier les autorisations du RDA de l’ancien registre en désignant une ou des personnes pour agir en son nom légal selon ces deux rôles clés :
ADMINISTRATEUR (ADM): Ce rôle comporte une partie des autorisations autrefois attribuées aux RDA, dans l’ancien registre des lobbyistes, en lien avec la gestion des informations de l’entreprise ou de l’organisation.
Les autorisations de l’ADM sont :
Il est à noter que le rôle d’administrateur ne comporte aucun droit de gestion des mandats de cet Espace collectif.
REPRÉSENTANT (REP) : Ce membre de l’Espace collectif est expressément autorisé par le PHD à gérer des mandats de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation pour le compte du PHD. Ce rôle comporte une partie des autorisations autrefois attribuées aux RDA, dans l’ancien registre des lobbyistes, en lien avec la rédaction, la publication et la gestion des mandats.
Les autorisations du REP sont :
Il est à noter qu’un lobbyiste d’entreprise ou d’organisation devra détenir le rôle de REP pour avoir le droit de publier lui-même ses mandats, au nom du plus haut dirigeant. Cette disposition vise à répondre aux exigences de la Loi en matière de responsabilité légale du plus haut dirigeant en lien avec la déclaration des activités de lobbyisme.
Le rôle de REP ne comprend pas la pleine administration de l’Espace collectif. Ses droits se limitent à la possibilité d’apporter certaines modifications quant aux informations requises pour la gestion des mandats de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation.
Évidemment, ces deux rôles peuvent être attribués à une même personne.
Rôle attribué par le lobbyiste-conseil (LOC)
Le lobbyiste-conseil peut désigner un REPRÉSENTANT (RLC) : Ce membre de l’Espace collectif est expressément autorisé par un LOC à gérer des mandats de lobbyisme-conseil pour le compte du LOC.
Le rôle de RLC comporte une partie des autorisations autrefois attribuées aux RDA, dans l’ancien registre des lobbyistes, en lien avec la rédaction, la publication et la gestion des mandats.
Les autorisations du RLC sont :
Évidemment, le lobbyiste-conseil peut toujours, comme le prévoit la Loi, publier lui-même ses propres mandats à partir de l’Espace collectif dont il est membre.
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Q : Est-ce que l’actuel représentant dûment autorisé (RDA) pourra être une personne à l’extérieur de l’entreprise ou de l’organisation?
R : Oui. Toute personne possédant un Espace professionnel pourra rejoindre un Espace collectif (qu’il fasse partie ou non de l’entreprise ou organisation ou qu’il provienne de l’extérieur), s’il est autorisé par le PHD ou un administrateur de cet espace collectif. Il revient à l’entreprise ou l’organisation de gérer les membres de son équipe et les rôles qui leur seront attribués dans l’Espace collectif, incluant celui de représentant du PHD. Dans le cas du représentant d’un lobbyiste-conseil (RLC), le rôle doit lui être attribué par le lobbyiste-conseil.
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Q : Comment se fait-il que seuls le plus haut dirigeant (PHD) et le lobbyiste-conseil puissent publier des mandats à partir de l’Espace collectif? Est-ce que cela n’alourdit pas la tâche de ceux-ci? Ne devrait-on pas permettre à tout individu membre de l’Espace collectif d’en faire autant?
R : Au sens de la Loi, le PHD est responsable de l’inscription des lobbyistes qui exercent des activités de lobbyisme pour le compte de son entreprise ou organisation et le lobbyiste-conseil est responsable de son inscription au registre des lobbyistes. Ils conservent ultimement la responsabilité d’assurer la conformité de leur déclaration, autant pour le respect des délais de publication que pour l’exactitude et la véracité des renseignements fournis. Cependant, rappelons que le lobbyiste d’entreprise ou d’organisation peut publier lui-même des mandats si le PHD lui octroie le rôle de représentant (REP). Le PHD peut nommer tout membre de son Espace collectif pour agir comme REP et ainsi lui permettre de publier des mandats en son nom, tout en conservant sa responsabilité au sens de la Loi.
Quant au lobbyiste-conseil (LOC), il peut également désigner un représentant (RLC) qui pourra publier et gérer des mandats en son nom, tout en conservant la responsabilité qui lui incombe en vertu de la Loi.
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Q : Est-ce que tous les lobbyistes d’une même entreprise ou organisation seront rattachés à tous les mandats de leur entreprise ou organisation?
R : Non. Seuls les lobbyistes qui exercent des activités de lobbyisme dans le cadre d’un mandat précis devront être rattachés à ce mandat.
7.1 Outre les renseignements exigés conformément à l’article 9 paragraphe 8° ou à l’article 10 paragraphe 9° de la Loi, selon le cas, un déclarant peut en tout temps indiquer le statut des représentations accomplies auprès des titulaires d’une charge publique désignée.
FOIRE AUX QUESTIONS
Q : Le Commissaire indique que les lobbyistes auront la possibilité d’effectuer un suivi des représentations qu’ils effectuent dans le cadre de leurs mandats de lobbyisme. Est-ce obligatoire ?
R : Le suivi des représentations n’est pas obligatoire au sens de la Loi. Le Commissaire souhaitait néanmoins offrir cet outil de gestion aux lobbyistes et aux entreprises et organisations qui souhaiteront effectuer une mise à jour en temps réel et un suivi particulier des représentations accomplies dans le cadre de leurs activités de lobbyisme.
La fonctionnalité de suivi des représentations devra être activée pour chaque mandat et elle permettra de faire le suivi des représentations accomplies. L’utilisateur pourra aussi décider de rendre ce suivi public ou le conserver privé à des fins de gestion interne.
Le Commissaire est d’avis que l’utilisation de cette fonction permettra, notamment, aux lobbyistes et entreprises ou organisations qui le désirent, de renforcer la pertinence de l’information qu’ils présentent aux citoyens.
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Q : Que vise la définition de « titulaire d’une charge publique désignée » dans le contexte du suivi des représentations? La définition de titulaire d’une charge publique proposée à la section 1 des modalités ne va-t-elle pas à l’encontre de celle de la Loi?
R : Le Commissaire ne redéfinit pas la notion de titulaire d’une charge publique qui est prévu à l’article 4 de la Loi, mais propose plutôt un suivi optionnel aux lobbyistes qui voudront le faire dans la perspective d’une meilleure transparence de leurs communications d’influence. Suivant la définition 1.15 ci-haut, le suivi optionnel ne visera seulement que certains titulaires d’une charge publique désignée, soit ceux qui occupent les plus hautes charges publiques au sein des institutions parlementaires, gouvernementales et municipales, incluant, de manière non limitative, celles énumérées au deuxième alinéa des articles 28 et 29 de la Loi. Ces titulaires ont été identifiés spécifiquement puisque les communications qui sont faites auprès d’eux peuvent avoir un impact plus important, étant donné leur niveau dans la hiérarchie décisionnelle ou vu l’impact plus direct de leurs décisions.
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Q : Est-ce que le suivi optionnel des activités dans la plateforme favorisera vraiment davantage la transparence?
R : Oui. Les citoyens seront en mesure de savoir plus précisément si des représentations déclarées ont vraiment été effectuées auprès des décideurs publics concernés. L’ancien registre des lobbyistes consistait essentiellement en une déclaration d’intention ou d’activités accomplies, mais il était impossible de savoir si elles étaient véritablement réalisées. Avec cet outil de suivi, qui demeure toutefois optionnel, on crée plus de transparence nous croyons que les lobbyistes et les citoyens accueilleront cette possibilité avec intérêt.
De plus, recensée dans le rapport déposé par le Commissaire en juin 2019 , cette pratique est parmi les meilleures au Canada et à l’étranger en matière d’encadrement du lobbyisme. Un suivi des activités de lobbyisme qui ont réellement eu lieu auprès de certains titulaires de charges publiques occupant des fonctions importantes favorise une meilleure transparence.
8.1 Le déclarant doit renouveler l’inscription d’un lobbyiste au sens de l’article 16 de la Loi en attestant, dans le délai prévu, que les mandats dont la période n’est pas échue sont toujours actifs.
Lorsque l’inscription n’est pas renouvelée conformément au premier alinéa, les fonctionnalités de soumission et de publication de mandats ou de mises à jour ainsi que la fonctionnalité permettant au déclarant de créer un nouveau rattachement avec un mandat sont désactivées tant que le renouvellement n’est pas produit. Une mention indiquant le défaut de renouveler l’inscription est alors inscrite à [Plateforme], jusqu’à ce qu’il soit corrigé.
FOIRE AUX QUESTIONS ÉVOLUTIVE
Q : Recevrons-nous des avis par courriel pour bien gérer le renouvellement de nos mandats?
R : Le renouvellement est un autre exemple de la nécessité d’adapter les concepts, prévus dans la Loi en 2002, aux possibilités offertes par les technologies modernes. Ainsi, dans un contexte où les utilisateurs peuvent être notifiés automatiquement de divers événements concernant leurs mandats, ou de certaines tâches qu’ils doivent accomplir, et dans la mesure où la modification des informations publiées se fait rapidement et de façon autonome, la notion de renouvellement devient moins pertinente.
La nouvelle plateforme prévoira donc un processus automatisé de renouvellement très simple qui permettra à l’utilisateur de la plateforme de procéder au renouvellement de son inscription en quelques clics.
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Q :À la modalité 8.1, le CLQ prévoit de quelle manière le renouvellement doit être effectué dans la nouvelle plateforme. Si je n’ai pas procédé à mon renouvellement, mes mandats déjà publiés restent-ils publics ?
R : Les mandats déjà publiés demeurent toujours publics, renouvellement ou pas. Au-delà de la date requise du renouvellement, les fonctions de publication de mandats seront temporairement désactivées afin d’amener l’utilisateur à accomplir les tâches requises de sa part en vertu de la Loi. La fonction de publication de mandats sera réactivée automatiquement à la suite du renouvellement.
9.1 Les déclarations et avis publiés à l’ancien registre seront accessibles par l’entremise de [Plateforme] de façon à permettre leur consultation.
9.2 La déclaration d’un lobbyiste-conseil publiée à l’ancien registre et contenant un mandat actif en date du [date d’entrée de [Plateforme]] sera importée dans son espace professionnel à [Plateforme]. Pour permettre l’importation d’une telle déclaration, le lobbyiste-conseil devra fournir tous les renseignements requis à cette fin lors de la création de son espace professionnel.
9.3 La déclaration d’un lobbyiste d’entreprise ou d’un lobbyiste d’organisation publiée à l’ancien registre et contenant un mandat actif en date du [date d’entrée de [Plateforme]] sera importée dans l’espace collectif de cette entreprise ou organisation dans [Plateforme]. Pour permettre l’importation d’une telle déclaration, l’individu autorisé expressément par l’entreprise ou l’organisation conformément à l’article 4.3 devra fournir tous les renseignements requis à cette fin lors de la création de l’espace collectif.
9.4 Dans les 60 jours suivant la date de l’entrée en vigueur de la Loi transférant au commissaire au lobbyisme la responsabilité du registre des lobbyistes et donnant suite à la recommandation de la Commission Charbonneau concernant le délai de prescription applicable à la prise d’une poursuite pénale (2019, chapitre 13), le lobbyiste-conseil ou, dans le cas d’un lobbyiste d’entreprise ou d’un lobbyiste d’organisation, le plus haut dirigeant de l’entreprise ou organisation, doit publier de nouveau ou soumettre dans [Plateforme] tous les mandats qui demeurent actifs à cette date, dans la forme et selon les modalités déterminées aux présentes, et attester de la véracité des renseignements qui y sont contenus, conformément à l’article 18 de la Loi.
Lorsqu’il s’agit de mandats de lobbyistes d’entreprise ou de lobbyistes d’organisation, chaque lobbyiste exerçant des activités de lobbyisme pour le compte de l’entreprise ou de l’organisation doit être rattaché à chaque mandat spécifique dans lequel il est impliqué et le mandat doit indiquer la ou les périodes couvertes par les activités de lobbyisme exercées par chacun.
FOIRE AUX QUESTIONS ÉVOLUTIVE
Q : Quelles actions seront requises par les lobbyistes dans le processus de transition de l’ancien registre à la nouvelle plateforme?
R : Les modalités prévoient que les déclarations portées à l’ancien registre seront accessibles dans la nouvelle plateforme, dans un format permettant leur consultation.
Pour les mandats encore actifs uniquement, le CLQ étudie la possibilité de transférer ces données et de les ajouter en mode « Brouillon » dans l’espace professionnel des lobbyistes concernés. Ces derniers pourront donc compléter les champs nécessaires à leur publication dans le nouveau format prévu par la plateforme.
Cette opération requiert toutefois que chaque lobbyiste ou PHD se soit préalablement créé un Espace professionnel et soit membre d’un Espace collectif, ce qui leur permettra de publier de nouveau ces mandats. Les espaces professionnels et collectifs des lobbyistes, entreprises et organisations concernés devront donc être créés préalablement au rattachement des mandats actifs à leur espace respectif. À cet effet, le CLQ souhaite rendre accessible la plateforme avant sa date d’entrée en vigueur officielle (19 décembre 2021), afin que ces espaces professionnels et collectifs puissent être créés d’avance, et ainsi faciliter le processus de transition.
Dans les 60 jours suivant la date d’entrée en vigueur de la Loi (ou le 19 décembre 2021), le lobbyiste-conseil ou, dans le cas d’un lobbyiste d’entreprise ou d’un lobbyiste d’organisation, le plus haut dirigeant de l’entreprise ou de l’organisation, devra donc publier de nouveau ses mandats actifs et attester de la véracité des renseignements.
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Q : Qu’arrive-t-il si, en tant que déclarant, je ne souhaite pas suivre cette procédure de transfert de mandats ? J’avais déjà publié dans l’ancienne plateforme, je suis donc conforme à la Loi !
R : Après le 19 décembre 2021, la plateforme remplacera officiellement le registre des lobbyistes au Québec. Tous les mandats de lobbyisme, incluant ceux qui sont inactifs, doivent donc s’y retrouver. Ainsi, une déclaration à l’ancien registre n’est plus valide si elle ne se retrouve pas dans la nouvelle plateforme. Cette validation doit s’effectuer dans les 60 jours suivants l’entrée en vigueur de la Loi, comme prévu dans le PL6.
Le PL6 prévoit aussi la possibilité, pour le CLQ, d’accorder un délai supplémentaire à certains déclarants, s’il est démontré que cela est nécessaire, entre autres, en raison d’un nombre élevé de mandats à valider.
Le service à la clientèle du CLQ sera présent pour accompagner la clientèle dans cette transition et offrir du soutien technique.
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Q : Y’aura-t-il des délais supplémentaires pour les entreprises qui n’arriveront pas à satisfaire aux délais de 60 jours prévus?
R : Le délai de 60 jours est prévu expressément par l’article 26 de la Loi transférant au commissaire au lobbyisme la responsabilité du registre des lobbyistes et donnant suite à la recommandation de la Commission Charbonneau concernant le délai de prescription applicable à la prise d’une poursuite pénale (2019, chapitre 13) , qui permet toutefois de demander une prolongation du délai au commissaire dans le cas où cela serait justifiable. Le Commissaire mettra d’ailleurs tout en œuvre pour que le processus de transition se fasse de manière simple et efficace.
