Plus haut dirigeant

Vos obligations et responsabilités pour la divulgation d’activités de lobbyisme

À titre de plus haut dirigeant d’une entreprise ou d’une organisation, la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme stipule qu’il est de votre responsabilité de procéder à la divulgation des activités de lobbyisme effectuées pour le compte de cette entreprise ou organisation. Vous devez inscrire ces activités dans le registre des lobbyistes, et ce, dans les délais prescrits par la Loi.

C’est dans la plateforme Carrefour Lobby Québec que vous devez désormais procéder à la divulgation des activités de lobbyisme de votre entreprise ou organisation. Vos responsabilités légales à cet égard demeurent inchangées.

Carrefour Lobby Québec permet dorénavant à d’autres membres de votre entreprise ou organisation de vous assister dans la rédaction des mandats de lobbyisme. Vous conservez toutefois la responsabilité légale d’attester de la véracité des renseignements qui y seront consignés et de vous assurer qu’ils sont mis à jour, lorsque requis.

Ce que vous devez savoir

Désignation d’un représentant dûment autorisé

Carrefour Lobby Québec offre encore la possibilité d’autoriser un tiers à procéder à la déclaration d’activités de lobbyisme pour vous. Or, cette désignation se fait maintenant différemment : vous n’avez plus besoin de faire autoriser une telle personne auprès du registraire (maintenant Lobbyisme Québec) pour qu’elle puisse vous assister. Vous pouvez déterminer vous-même les autorisations que vous souhaitez octroyer aux membres de votre entreprise ou organisation ou à tout tiers. Cette opération s’effectue grâce aux fonctionnalités de gestion des rôles et autorisations comprises dans l’Espace collectif dont vous faites partie, soit celui du cabinet pour lequel vous travaillez ou celui de votre propre entreprise.

Dans Carrefour Lobby Québec, les fonctions du représentant dûment autorisé sont scindées en deux types de rôles, afin de distinguer les fonctions d’assistance à la rédaction de celles d’assistance à l’administration de l’Espace collectif. Vous pourrez donc décider d’octroyer ces deux rôles à une même personne, ou les répartir parmi plusieurs individus.

Pour qu’une personne conserve les responsabilités qu’elle détenait en tant que votre représentant dûment autorisé, elle doit cumuler les rôles d’« Administrateur » de l’Espace collectif et de « Représentant Plus haut dirigeant ».

Tous les rôles prévus dans la nouvelle plateforme sont détaillés dans la fiche « Membres et rôles d’un Espace collectif » de la base de connaissances de Carrefour Lobby Québec.

Inscription des lobbyistes de votre entreprise ou organisation

Dans Carrefour Lobby Québec, chaque lobbyiste doit se créer un Espace professionnel et rejoindre l’Espace collectif de son entreprise ou organisation pour pouvoir être rattaché à un mandat lors de sa rédaction. Il est donc important que tous vos lobbyistes aient créé leur Espace professionnel avant l’étape de rédaction et de publication d’un mandat pour éviter tout retard dans la déclaration des activités de lobbyisme.

Ce que vous devez faire

Assurez-vous de consulter les sections « Comprendre Carrefour Lobby Québec » et « Calendrier de transition » de cette page afin de bien identifier les moments où des actions seront requises de votre part.

Voici les actions que vous devez réaliser dans Carrefour Lobby Québec :

1. Créer votre Espace professionnel

Cette étape est le point de départ de toutes vos actions dans Carrefour Lobby Québec. L’Espace professionnel est votre compte personnel et vous permet de naviguer dans la plateforme. Référez-vous à la section « Comprendre Carrefour Lobby Québec – L’Espace professionnel » pour plus de détails. Vous y trouverez un tutoriel pour vous accompagner dans cette action.

2. Mettre à jour des informations au registre des entreprises du Québec

Avant de passer à l’étape « Créer l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation », il est important de vous assurer que les informations consignées au registre des entreprises concernant votre entreprise ou organisation sont à jour. Ces informations vous seront fort utiles à l’étape suivante, puisque certaines d’entre elles seront importées directement dans Carrefour Lobby Québec pour faciliter la création de l’Espace collectif.

Pour mettre à jour ces informations, une déclaration de mise à jour courante doit être produite au registre des entreprises.

3. Créer l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation

L’Espace collectif est le compte de votre entreprise ou de votre organisation. Il donne accès à l’ensemble des fonctionnalités de rédaction, de publication et de gestion de mandats. La section « Comprendre Carrefour Lobby Québec – L’Espace collectif » décrit plus en détail en quoi consiste cet espace et vous explique comment le créer et l’administrer.  Vous y trouverez un tutoriel pour vous accompagner dans cette action.

L’Espace collectif peut être créé par le plus haut dirigeant de l’entreprise ou de l’organisation, ou par toute personne autorisée par cette dernière à réaliser cette action. Assurez-vous donc de clarifier à qui reviendra cette tâche, afin qu’elle soit effectivement réalisée avant que vous n’ayez à procéder à la déclaration de mandats dans Carrefour Lobby Québec.

Voici un exemple de communication qui pourra vous aider à autoriser une autre personne à créer l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation pour vous : Modèle de courriel pour la personne que vous autoriserez à créer l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation

4. Inviter vos lobbyistes à se créer un Espace professionnel et à rejoindre l’Espace collectif

Pour que vos lobbyistes puissent être identifiés lors de la rédaction d’un mandat, ils doivent préalablement avoir créé leur Espace professionnel et rejoint l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation.

Le tutoriel compris dans la section « Comprendre Carrefour Lobby Québec – L’Espace collectif » vous explique comment inviter vos lobbyistes à réaliser ces actions et leur octroyer des rôles dans l’Espace collectif. La section « L’Espace collectif – Rejoindre un Espace collectif », quant à elle, explique à vos lobbyistes comment rejoindre l’Espace collectif.

Voici un exemple de communication qui pourra vous aider à autoriser une autre personne à créer l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation pour vous : Modèle de courriel pour la personne que vous autoriserez à créer l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation

 

5. Valider le transfert de vos mandats vers Carrefour Lobby Québec en les transposant dans le nouveau format, le cas échéant

Depuis le 13 octobre 2022, l’ancien registre des lobbyistes est fermé et demeure temporairement disponible uniquement en consultation. Les actions de rédaction et de publication de mandats de lobbyisme se font maintenant dans Carrefour Lobby Québec, et ce, depuis le 26 octobre 2022.  Il est aussi possible de consulter ces nouveaux mandats ainsi que les déclarations de l’ancien registre des lobbyistes directement dans Carrefour Lobby Québec, à l’aide de l’outil de recherche.

Le 13 octobre 2022 marque aussi le début d’une « période de validation » d’une durée de 60 jours, comme prévu par la Loi 13, durant laquelle vous ou votre représentant désigné devez vous s’assurer que les renseignements contenus dans vos déclarations et avis transférés à Carrefour Lobby Québec sont exacts, complets et à jour.

Pour ce faire, d’ici le 12 décembre 2022, vous devez confirmer vos activités de lobbyisme en cours en reconduisant vos mandats qui demeureront actifs au-delà du 12 décembre dans Carrefour Lobby Québec. Cela inclut vos mandats qui nécessitent une mise à jour d’ici cette échéance, conformément aux exigences de l’article 15 de la Loi.

Aucune autre action n’est exigée pour valider l’information transférée à Carrefour Lobby Québec. Sachez que vous ne subirez aucun préjudice en raison de la séquence de déploiement suivie ou de la période pendant laquelle il n’était pas possible de publier des mandats. Vous aurez par ailleurs la possibilité de demander une extension du délai de 60 jours, au besoin.

Remarque : Vos déclarations à l’ancien registre des lobbyistes ne sont pas importées directement dans l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation. Vous pouvez les consulter en utilisant l’outil de recherche de Carrefour Lobby Québec.

Pour en savoir plus sur la période de validation de l’information transférée, consultez la fiche « Transfert des mandats à Carrefour Lobby Québec : ce qu’il faut savoir », dans la base de connaissances de Carrefour Lobby Québec.

 

Pour vous aider

Page Comprendre Carrefour Lobby Québec

Base de connaissances de Carrefour Lobby Québec

Tutoriels

Modèle de courriel pour la personne que vous autorisez à créer l’Espace collectif de votre entreprise ou organisation

Modèle de courriel pour les lobbyistes de votre entreprise ou organisation invités à rejoindre l’Espace collectif

 

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