Représentant dûment autorisé

Vos obligations et responsabilités pour la divulgation d’activités de lobbyisme

À titre de plus représentant dûment autorisé, vous avez été officiellement mandaté par un lobbyiste-conseil ou par le plus haut dirigeant d’une entreprise ou d’une organisation pour assumer les tâches relatives à la rédaction, la publication et la gestion des mandats de lobbyisme qu’il a l’obligation de déclarer en vertu de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme. Bien que cette tâche vous ait été déléguée, le lobbyiste-conseil ou le plus haut dirigeant demeurent légalement responsables de s’assurer que leurs activités de lobbyisme sont déclarées, et ce, dans les délais prescrits par la Loi.

C’est dans la plateforme Carrefour Lobby Québec que vous devez désormais procéder à la divulgation des activités de lobbyisme pour le compte d’un lobbyiste-conseil ou du plus haut dirigeant d’une entreprise ou d’une organisation.

Les lobbyistes-conseils et les plus hauts dirigeants auront toujours la possibilité de mandater un représentant pour procéder à la déclaration de leurs activités de lobbyisme à leur place. Or, cette désignation s’opérera différemment dans la nouvelle plateforme. Lisez attentivement la prochaine section pour en apprendre davantage.

 

Ce que vous devez savoir

Désignation d’un représentant dûment autorisé

Carrefour Lobby Québec offre encore la possibilité aux lobbyistes-conseils et aux plus hauts dirigeants d’entreprise ou d’organisation d’autoriser un tiers à procéder à la déclaration de leurs activités de lobbyisme. Or, cette désignation se fait maintenant différemment : ces derniers n’ont plus besoin de faire autoriser une telle personne auprès du registraire (maintenant Lobbyisme Québec). Ils peuvent déterminer eux-mêmes les autorisations qu’ils souhaitent octroyer aux membres de leur entreprise ou organisation ou à tout tiers. Cette opération s’effectue grâce aux fonctionnalités de gestion des rôles et autorisations comprises dans l’Espace collectif de l’entreprise ou de l’organisation.

Dans Carrefour Lobby Québec, les fonctions du représentant dûment autorisé sont scindées en deux types de rôles, afin de distinguer les fonctions d’assistance à la rédaction de celles d’assistance à l’administration de l’Espace collectif. Un lobbyiste-conseil ou un plus haut dirigeant peut décider d’octroyer ces deux rôles à une même personne, ou de les répartir parmi plusieurs individus.

Pour conserver les responsabilités que vous détenez actuellement à titre de représentant dûment autorisé, vous devez cumuler les rôles d’« Administrateur » de l’Espace collectif et de « Représentant Lobbyiste-conseil » ou de « Représentant Plus haut dirigeant ».

Tous les rôles prévus dans la nouvelle plateforme sont détaillés dans la fiche « Membres et rôles d’un Espace collectif » de la base de connaissances de Carrefour Lobby Québec.

Inscription des lobbyistes d’entreprise ou organisation

Dans Carrefour Lobby Québec, chaque lobbyiste doit se créer un Espace professionnel et rejoindre l’Espace collectif de son entreprise ou organisation pour pouvoir être rattaché à un mandat lors de sa rédaction. Il est donc important que tous ces lobbyistes aient créé leur Espace professionnel avant l’étape de rédaction et de publication d’un mandat pour éviter tout retard dans la déclaration des activités de lobbyisme.

Ce que vous devez faire

Assurez-vous de consulter les sections « Comprendre Carrefour Lobby Québec » et « Calendrier de transition » de cette page afin de bien identifier les moments où des actions seront requises de votre part.

Voici les actions que vous devez réaliser dans Carrefour Lobby Québec :

1. Créer votre Espace professionnel

Cette étape est le point de départ de toutes vos actions dans Carrefour Lobby Québec. L’Espace professionnel est votre compte personnel et vous permet de naviguer dans la plateforme. Référez-vous à la section « Comprendre Carrefour Lobby Québec – L’Espace professionnel » pour plus de détails. Vous y trouverez un tutoriel pour vous accompagner dans cette action.

2. Mettre à jour des informations au registre des entreprises du Québec

Si vous êtes représentant d’un plus haut dirigeant, il est possible que ce dernier vous demande de procéder à la création de l’Espace collectif de son entreprise ou organisation à sa place (voir section suivante). Avant de réaliser cette action, il est important de vous assurer que les informations consignées au Registre des entreprises concernant cette entreprise ou organisation sont à jour. Ces informations vous seront fort utiles à l’étape suivante, puisque certaines d’entre elles seront importées directement dans Carrefour Lobby Québec pour faciliter la création de l’Espace collectif.

Pour mettre à jour ces informations, une déclaration de mise à jour courante doit être produite au registre des entreprises.

3. Créer l’Espace collectif de l’entreprise ou organisation du plus haut dirigeant, si applicable

L’Espace collectif est le compte de votre entreprise ou de votre organisation. Il donne accès à l’ensemble des fonctionnalités de rédaction, de publication et de gestion de mandats. La section « Comprendre Carrefour Lobby Québec – L’Espace collectif » décrit plus en détails en quoi consiste cet espace et vous explique comment le créer et l’administrer. Vous y trouverez un tutoriel pour vous accompagner dans cette action.

L’Espace collectif peut être créé par le plus haut dirigeant de l’entreprise ou de l’organisation, ou par toute personne autorisée par cette dernière à réaliser cette action. Il est donc possible que l’entreprise ou l’organisation du plus haut dirigeant que vous représentez vous confie la réalisation de cette tâche. En créant l’Espace collectif, vous en êtes automatiquement membre et détenez le rôle d’« Administrateur ».

4. Rejoindre un Espace collectif

Pour être désigné comme représentant d’un lobbyiste-conseil ou d’un plus haut dirigeant, vous devez d’abord rejoindre l’Espace collectif auquel il est associé afin qu’il puisse vous attribuer les rôles requis. Pour un plus haut dirigeant, il s’agit de l’Espace collectif de son entreprise ou organisation. Pour un lobbyiste-conseil, il s’agit de l’Espace collectif du cabinet pour lequel il travaille ou encore de l’Espace collectif de son entreprise personnelle, s’il détient sa propre entreprise. Si vous représentez plusieurs clients, vous devez donc rejoindre tous les Espaces collectifs de ces derniers pour être habileté à les assister.

La section « L’Espace collectif – Rejoindre un Espace collectif » vous explique comment réaliser cette action.

5. Inviter les lobbyistes à se créer un Espace professionnel et à rejoindre l’Espace collectif

Pour que des lobbyistes puissent être identifiés lors de la rédaction d’un mandat, ils doivent préalablement avoir créé leur Espace professionnel et rejoint l’Espace collectif de l’entreprise ou de l’organisation.

À titre de représentant d’un plus haut dirigeant ou d’un lobbyiste-conseil, il est possible qu’on vous demande de veiller à ce que les lobbyistes concernés créent leur Espace professionnel. Le tutoriel compris dans la section « Comprendre Carrefour Lobby Québec – L’Espace collectif » vous explique comment inviter des lobbyistes à réaliser ces actions et leur octroyer des rôles dans l’Espace collectif. La section « L’Espace collectif – Rejoindre un Espace collectif », quant à elle, explique à ces lobbyistes comment rejoindre l’Espace collectif.

Pour réaliser ces actions, vous devez détenir le rôle d’« Administrateur » dans l’Espace collectif, ce qui vous donne accès aux fonctionnalités de gestion des membres de l’Espace collectif. Ce rôle vous a été automatiquement octroyé si c’est vous qui avez créé l’Espace collectif.

Voici un exemple de communication qui pourra vous aider à accompagner ces lobbyistes dans la création de leur Espace professionnel : Modèle de courriel pour les lobbyistes de votre entreprise ou organisation invités à rejoindre l’Espace collectif

6. Assister le plus haut dirigeant ou le lobbyiste-conseil que vous représentez dans le transfert de ses mandats vers Carrefour Lobby Québec en les transposant dans le nouveau format, le cas échéant.

Depuis le 13 octobre 2022, l’ancien registre des lobbyistes est fermé et demeure temporairement disponible uniquement en consultation. Les actions de rédaction et de publication de mandats de lobbyisme se font maintenant dans Carrefour Lobby Québec, et ce, depuis le 26 octobre 2022.  Il est aussi possible de consulter ces nouveaux mandats ainsi que les déclarations de l’ancien registre des lobbyistes directement dans Carrefour Lobby Québec, à l’aide de l’outil de recherche.

Le 13 octobre 2022 marque aussi le début d’une « période de validation » d’une durée de 60 jours, comme prévu par la Loi 13, durant laquelle les lobbyistes-conseils, les plus hauts dirigeants d’entreprise ou d’organisation ou leur représentant désigné doivent s’assurer que les renseignements contenus dans leurs déclarations et avis transférés à Carrefour Lobby Québec sont exacts, complets et à jour. Il est possible que le plus haut dirigeant ou le lobbyiste-conseil vous demande de réaliser cette action pour lui.

Pour ce faire, d’ici le 12 décembre 2022, vous devez confirmer les activités de lobbyisme en cours en reconduisant les mandats qui demeureront actifs au-delà du 12 décembre dans Carrefour Lobby Québec. Cela inclut les mandats qui nécessitent une mise à jour d’ici cette échéance, conformément aux exigences de l’article 15 de la Loi.

Aucune autre action n’est exigée pour valider l’information transférée à Carrefour Lobby Québec. Sachez qu’aucun plus haut dirigeant ou lobbyiste-conseil ne subira de préjudice en raison de la séquence de déploiement suivie ou de la période pendant laquelle il n’était pas possible de publier des mandats. Ils auront par ailleurs la possibilité de demander une extension du délai de 60 jours, au besoin.

Remarque : Les déclarations du plus haut dirigeant ou du lobbyiste-conseil que vous représentez contenues dans l’ancien registre des lobbyistes ne sont pas importées directement dans l’Espace collectif de son entreprise ou organisation. Vous pouvez les consulter en utilisant l’outil de recherche de Carrefour Lobby Québec.

Pour en savoir plus sur la période de validation de l’information transférée, consultez la fiche « Transfert des mandats à Carrefour Lobby Québec : ce qu’il faut savoir », dans la base de connaissances de Carrefour Lobby Québec.

 

Pour vous aider

Page Comprendre Carrefour Lobby Québec

Base de connaissances de Carrefour Lobby Québec

Tutoriels

Modèle de courriel pour les lobbyistes de votre entreprise ou organisation invités à rejoindre l’Espace collectif

 

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